Até o quarto mês após o final do exercício financeiro de uma sociedade empresária, faz-se necessária a realização de reunião anual de sócios (sociedade limitada) ou de assembleia geral ordinária (sociedade anônima).
Considerando que a grande maioria das empresas utiliza o ano civil como marco temporal, o exercício social normalmente termina em 31 de dezembro, portanto a sociedade teria até o dia 30 de abril para realizar a reunião anual de sócios.
Talvez por uma questão cultural decorrente da falta de conhecimento jurídico especializado, é muito comum que sociedades limitadas não realizem anualmente a referida reunião, pois acredita-se que esse tipo de obrigação legal apenas é encontrada em sociedades anônimas.
Ocorre que o Código Civil brasileiro, em seu art. 1.078, prevê o dever da realização da reunião/assembleia anual de sócios, tendo por objetivos principais tomar as contas dos administradores e deliberar sobre o balanço patrimonial e o de resultado econômico. Frisa-se que a obrigatoriedade independe da existência ou não de distribuição de lucro no ano em pauta.
Em que pese não haver previsão legal de multa pelo descumprimento, a sociedade passa a ser considerada irregular. Isso pode gerar consequências financeiras, especialmente para os administradores.
O efeito negativo mais relevante é a responsabilidade pessoal dos administradores em caso de questionamentos, até que as suas contas sejam devidamente aprovadas. Além disso, a contratação com o poder público e até mesmo a tomada de empréstimos em instituições financeiras podem ser afetadas, pois atualmente há uma grande atenção ao compliance da sociedade.
Contudo, a importância da reunião anual de sócios vai além das consequências por seu descumprimento. O acompanhamento da saúde financeira da sociedade é imprescindível a um desenvolvimento empresarial transparente.
Para evitar transtornos e garantir o cumprimento das obrigações societárias, é preciso observar as regras de publicação dos documentos, convocação e registro da ata de reunião.
Arthur Santos
Sócio no Escritório Santiago & Santos Advogados